撰寫數據中心的項目需求建議書(RFP)是否意味著要求提出建議或請求問題？有時很難說。那麽用戶是不是花費大量時間通過電子郵件為其項目需求建議書(RFP)提交文件或進行澄清？或者用戶可能花了幾天時間在收件箱中對其發送的標書進行回複和整理，而每一份標書都有不同的格式，不明確的提交要求，以及無關的或過多的問題。盡管項目需求建議書(RFP)對於數據中心項目非常重要，但由於低效率、令人沮喪和耗時的流程，導致這些年來其名聲不佳。

企業撰寫項目需求建議書促進了數據中心供應商之間的關係，並鼓勵有利於降低成本的良性競爭，更不用說這個過程可以提升企業團隊的知識水平，並幫助其真實地規劃項目。

對於數據中心行業來說，現在是時候采取更有效、更精簡方法的時候了。數據中心市場急劇膨脹，項目數量急劇增加。諸如物聯網（IoT）、雲計算、邊緣數據中心等熱門技術正在推動數據中心的發展。專家預計，數據中心市場2017年至2021年複合年增長率（CAGR）為6.35％。根據調研機構世邦魏理仕的研究，2017年上半年，美國的數據中心投資超過180億美元大關，是2016年投資的兩倍多。

隨著企業對DCIM（數據中心基礎設施管理）和托管數據中心設施升級等技術性和細致入微的數據中心項目的日益重視，為招標過程創造了更多機會，也帶來了更多挑戰。采用DCIM協助托管，可以允許企業管理人員優化能源使用，為租戶提供數據監控，並支持虛擬化工作。但並非所有的DCIM係統都是平等的。有效的招標過程可以幫助創造一個公平的競爭環境，使企業能夠比較產品和解決方案，並確定最佳的DCIM解決方案。

數據中心專業人士可以從一個管理完善的項目需求建議書(RFP)流程中真正獲益，特別是在這個前所未有的增長時期。就像建築必須有一個堅實的基礎一樣，數據中心建設的第一階段對其成功至關重要。無論企業是撰寫或回複項目需求建議書(RFP)，以下介紹一下如何最好地為其成功做好準備。

撰寫獲得結果的項目需求建議書(RFP)的提示

（1）選擇最佳的提案格式和工具。招標書過程中最基本的第一步可能是招標文件的格式和企業用來管理項目的工具。如果模板不是可定製的，則該提議可能會因複雜、不相關或非特定的問題而變得混亂，並且作為回報，會出現不太正確的答案。無論企業選擇哪種工具，它都應提供各種模板，以滿足數據中心行業的需求。企業采用有效的工具，而不僅僅是通過電子郵件來回發送Excel文檔。眾所周知，收件箱往往會變成一個黑洞。

（2）采取公正而開放的態度。也許有人覺得通常對一些事物有所偏重，因此需要以同樣的方式思考項目需求建議書(RFP)，因為沒有人希望看競爭對手贏得競標。確保企業采用團隊可能沒有考慮過的解決方案：向各種規模的供應商開放，甚至是那些可能不熟悉的供應商。企業希望確保不會抑製創意流程，因為項目需求建議書(RFP)可以提供巨大的價值。

（3）設定現實的目標。企業在製定項目需求建議書(RFP)時，需要製定一個切合實際的目標。不能通過一次招標過程來解決企業麵臨的每一個挑戰。擁有總體目標似乎是一個好主意，但最終會獲得回報。

（4）充足的時間。時間就是金錢。沒有什麽比沒有時間完成項目這個更令人沮喪的事情了。企業需要以真正迎合項目需求的方式留出時間和空間來開發其建議，然後讓回答者有充足的工作時間來進行深思熟慮的回應。項目需求建議書(RFP)模板應該清楚地列出何時應答，包括公告日期。采用這種方法使審查過程變得更容易。

獲得下次投標的小竅門

（1）做好自己的功課。企業對此應該盡早並且經常進行研究，一個有效的建議需要對發行機構和提供價值，並提高效率的解決方案進行適當的規劃和研究。這也有助於企業更好地了解項目的範圍。

（2）創建有價值的關係。無論規模大小、經驗、報價是什麽樣，企業可以通過了解行業聲譽和內部接觸了解可以合作公司。所以，企業需要建立可能想要合作的公司之間的積極關係，這將得到回報。

（3）定製回應。不要浪費時間創建一個通用項目需求建議書(RFP)響應，不要深入細節或展示定製的專業知識。

（4）要求反饋。企業要求反饋以闡明改進項目需求建議書(RFP)響應的機會。這樣做會使其團隊為未來的成功而努力。

選擇合適的項目需求建議書(RFP)平台

對於項目需求建議書(RFP)經理來說，尋找出價管理工具來幫助其簡化已成為非常低效的流程，為此需要回答以下問題：

平台是否足夠先進以提供簡化流程？

項目需求建議書(RFP)模板是否公正，並且基於對多個數據中心項目需求建議書(RFP)進行了深入研究和分析了嗎？

協作是否無縫？

可以在一個地方管理和跟蹤所有項目需求建議書(RFP)嗎？

可以管理項目需求建議書(RFP)各個方麵嗎？

它是否具有更深入的洞察力？

采用Archer這樣的工具，可以提供一個直觀的基於Web的信息邀請書（RFI）和項目需求建議書(RFP)管理平台，以及基於數百個數據中心項目需求建議書(RFP)分析的可定製模板。使用這種工具可為數據中心項目需求建議書(RFP)管理人員和供應商節省時間。

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